الانتقال إلى المحتوى

مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة

تسمح لفرق تكنولوجيا المعلومات تمكّن الموظفين

أدوات وموارد لتسريع عملية اعتماد جهاز الاتصالات الموحّدة الصوتي.

نظرة عامة

خلفية بولي بكسل

يبدو UC جيدًا على الورق. اجعل الصوت يبدو جيدًا الآن.

تشكل مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة قائمة مشاريع تضمّ أفضل الممارسات، وأدوات خاصة بقسم تكنولوجيا المعلومات، وموارد لتدريب المستخدمين النهائيين على نشر جهاز الاتصالات الموحدة الصوتي عبر شبكة الإنترنت. راجع فقرات التخطيط والنشر والاعتماد المدرجة أدناه للحصول على معلومات أساسية لنشر المجموعة بشكل ناجح.

التخطيط

تخفيف المخاطر

مراجعة. التخطيط. التحضير.

كيف يمكنك تأمين اعتماد جهاز الاتصالات الموحّدة الصوتي بأكبر حدّ ممكن؟ الأمر بسيط: خطط مسبقاً. من المهم في هذه المرحلة أن نأخذ بالاعتبار المتطلبات على صعيد الفرد والشركة ودمج الاتصالات الموحّدة بشكل عام، وتطوير استراتيجية اتصالات وتواصل قوية. ستساعدك مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة في التخطيط للأحداث الدقيقة من أجل تحقيق النجاح.

أسئلة متكررة

ما حاجتي إلى خطة نشر لأجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية؟

من المؤتمرات السمعية إلى الهاتفية، تعتمد أهمّ وظائف الاتصالات الموحّدة على الصوت والسمع، وبالتالي، فإن تزويد الموظفين بأجهزة تدعم هذه الوظائف بأفضل شكل ممكن -منذ البداية- سيزيد بشكل طبيعي اعتماد المستخدم لهذه الأجهزة والتقنيات إلى أقصى حد. غير أن أجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية لا تعمل من تلقاء نفسها، لذا فالتخطيط الشامل والكامل يضمن تجربة أولية ناجحة بالنسبة إلى المستخدمين ويزيد أرجحية العائدات الأكيدة على استثمارك في مجال الاتصالات الموحّدة.

انظر إلى الأساليب التي يتيّبعها موظفوك في العمل. أيعملون أساساً في المكتب أم يتنقلون أم الحالتين معاً؟ أيعملون من المنزل؟ لا أحد يرغب في اعتماد عادات غير مألوفة تماماً، لذا فكر كيف ستفيدهم الاتصالات الموحّدة في عملهم. تختلف أنواع الأجهزة الصوتية التي تناسب المستخدمين وفقاً لأسلوبهم في العمل ووفقاً لطريقة استخدامهم لنظام الاتصالات الموحّدة.

وبالتالي، فإن اتخاذ القرار حيال الجهاز الصوتي المناسب يعتمد على أسلوب عمل المستخدمين. بعض المستخدمين يتصلون بجهاز كمبيوتر شخصي وهاتف محمول وهاتف مكتبي ثابت خلال يوم عملهم. أما البعض الآخر فيتطلب عملهم التنقل داخل المكتب أو أنهم يفضّلون عدم حمل الهاتف باليد فيستخدمون مكبر للصوت أو سماعة رأس سلكية، بينما يمضي مستخدمون آخرون معظم يومهم خارج المكتب. فاحرص على أن تحدد المنتجات التي ستختار لتجربتها طريقة عمل المستخدمين لديك.

بعد مراجعة وتحديد المنتجات التي ستختبرها، ابدأ بتحديد المتطلبات العملية والوظيفية لخصائص المنتجات. ركّز على الخصائص الأساسية وتلك التي يتوقع استخدامها في الأغلب. فضلاً عن خصائص المنتجات العامة مثل التحكم بالصوت وكتمه، قد تشتمل النواحي التي تخضع للاختبار على جودة الصوت (لدى الإرسال والتلقي)، وسهولة الاستخدام، والمتانة، والمرونة، والراحة لدى وضع المنتج، ووقت التكلم قبل الحاجة إلى إعادة الشحن، وإمكانية الحمل، والقدرة على التوصيل والتشغيل- بالإضافة إلى تجربة المستخدم بشكل عام. ضع خطة تجربة تتناسب مع أهداف الاتصالات الخاصة بأعمالك.

هذا يتوقف على مؤسستك وعلى الأشخاص الذين يعملون فيها. يعمل عدد من المستخدمين من منازلهم، وفي المطار، وفي المقاهي، وفي مناطق أخرى فيها نسبة ضجيج خارجي معينة، بينما يعمل أشخاص آخرون في مكتب مفتوح أو خاص. لذا احرص على معرفة مكان عمل موظفيك وكيفية عملهم، ودع هذا الأمر يكون نقطة ارتكاز السيناريوهات التي ستختارها.

يجب أن تشكّل لائحة المرشّحين للمشاركة في الاختبار عينة تعكس الطريقة التي تعمل بها مؤسستك. وبالتالي، فإن المدراء التنفيذيين والموظفين المتنقلين يشكّلون عينات اختبار ممتازة. يجدر بك أيضاً تحديد مستخدمين محتملين ومميزين - أي المتفوقين في مجال تكنولوجيا المعلومات أو الداعمين لها - ليكونوا امتداداً لقسم تكنولوجيا المعلومات.

 

تعمل الأجهزة الصوتية أحياناً على زيادة الهاتفية الوجودة لديك. وفي بعض الحالات الأخرى، تحل مكان الهواتف الثابتة المكتبية تماماً. لذا فإن السيناريوهات الهجينة ممكنة بدورها. من المهم فهم أهداف نظام الاتصالات الموحّدة في شركتك بشكل عام وبعدها يمكن تكييف استراتيجية الأجهزة الصوتية المستخدمة وفقاً لها.

تتوفر تقنيات سماعات رأس لاسلكية مختلفة بدءاً من تقنية ®Bluetooth وصولاً إلى ™DECT. تذكر دائماً بأن عدد الأجهزة اللاسلكية التي يمكنها العمل ضمن منطقة محددة يختلف بحسب التقنية. يعتبر تحقيق هذا التوازن أمراً ضرورياً للحصول على أفضل أداء من سماعة الرأس. إن فهم أسلوب عمل المستخدمين - سواء كانوا يعملون في المكتب أو يتنقلون أو يعملون بشكل افتراضي عن بعد- سيساعدك في اختيار عدد ونوع سماعات الرأس اللاسلكية التي يجدر بك الحصول عليها.

في كل مرة تغيّر فيها طريقة عمل الموظفين، من الضروري أن تمنحهم شعوراً بالملكية. لذا عليك أن تشرح لهم منذ البداية عن الفوائد التي سيحصلون عليها. يجب إبقاء الموظفين على اطلاع باستمرار. والأهم من ذلك أنه عليك أن تُشعرهم بأن حاجاتهم المحددة هي التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات.

ضع مقاييس تعكس مدى المساعدة التي تقدمها هذه الأجهزة الصوتية في تلبية أهداف مؤسستك. هل يمكنك على سبيل المثل تقليص عدد الدقائق المدفوعة للمؤتمرات عبر الهاتف وعدد الرسائل الإلكترونية؟ إلى أي حد اختلف معدل رضا الموظفين قبل نشر الأجهزة وبعده؟ اتفق مع فريقك الإداري على مؤشرات القياس الرئيسية واستخدمها كمعيار عام لدى تقييم الأجهزة المحتملة.

قائمة المراجعة

تحديد متطلبات الموظفين والمؤسسة

  • استمر في مشاركة المعلومات حول الأماكن التي يمكن للمستخدمين تلقي الدعم فيها: شبكة الشركة الداخلية، ومواقع "ويكي"، ومقاطع الفيديو، والندوات التي تتم عبر شبكة الإنترنت، والتدريب على إعداد الأجهزة الصوتية وإعداد الأجهزة الصوتية التي تعمل من خلال برنامج هاتف softphone معيّن عبر شبكة الإنترنت.
  • تحديد مقاييس اختبار تجربة ناجحة. تعريف سيناريوهات اختبار واقعية تعكس أساليب عمل المستخدمين الفعليين.
  • ابتكار خطة تجربة تشمل وقت الاختبار وطرق التقييم.
  • استخدام فريق اختبار تمثيلي.
  • تقييم دعم المصنّع. تحديد كم المعرفة والمعلومات التي تحتاج إليها من المصنّع.
  • التحقق من متانة أجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية من مصادر أطراف ثالثة.
  • تقييم ما تعرضه الأجهزة. مقارنة الحجم والقيمة بالميزات التي تضيف قيمة على المستخدمين. تعريف سلسلة منتجات تعكس أساليب عمل المستخدمين.
  • الحصول على الأجهزة الصوتية التي ستقوم بتجربتها.
  • اختبار منصة الاتصالات الموحّدة على الأجهزة التي تم الحصول عليها.
  • تحديد الاختبارات المناسبة، بما فيها ما يلي:
    • التثبيت
    • الوضوح
    • إجراء مكالمات وتلقيها
    • التنقل داخل المكتب ونطاق التجوال
    • التحكّم بالمكالمات - مستوى الصوت وكتم الصوت
    • المؤتمرات عبر الهاتف
    • الراحة والانسيابية
    • اتصالات تعتمد تقنية Multipoint
  • تعريف الشخص الذي سيقوم بتثبيت الأجهزة الصوتية وكيفية تثبيتها ودعمها.
  • تحديد استراتيجية توازن التعقيد والتكلفة.
  • إدراك مستوى التحكّم الذي تحتاج إليه ضمن نموذج متطلبات عملك - إدارة قسم تكنولوجيا المعلومات، أو إنشاء شراكة عمل في مجال تكنولوجيا المعلومات، أو وجود دوافع معيارية خاصة بتكنولوجيا المعلومات.
  • الأخذ بالاعتبار مستوى دمج دور (أدوار) التقنيات الموجودة حالياً ومستقبلها، في حال توفرها.
  • تحديد التأثيرات التعاقبية لمقاربتك على صعيد الفترات الزمنية وأنواع الأجهزة الصوتية المطلوبة واستراتيجيات الدعم. التأثيرات المختلفة التي ستنشأ مثلاً عن اتباع المقاربات التالية:
    • النزع والاستبدال
    • استراتيجية هجينة مع خطة انقضاء
    • هجين
  • تحديد ورعاية الملكية من الإدارات أو الأفراد الذين قد يكون لديهم اعتراضات.
  • تحضير الموظفين من خلال استخدام راع تنفيذي لمساعدتك في إيصال برنامجك إلى الموظفين.
  • تطوير خطة اتصالات شاملة تركّز على ما سيحصل وفوائد التغيير.
  • حشد وتدريب مستخدمين متفوقين لتسهيل المعرفة وتقديم الدعم.
  • بالنسبة إلى مرحلة الاعتماد المقبلة، قم بتحديد المقاييس بما في ذلك معدلات الاستخدام و"اللحظات الحاسمة" الناجحة (المكالمة الأولى التي تم إجراؤها أو مقاييس أخرى).

التنزيلات المرجعية

النشر

تغيير الإدارة

الإدارة. الإشراك. التسليم.

اخترت أجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية التي تريدها. وضعت خطتك. حان الوقت الآن لتتستعد للتوظيف الفعلي. تساعدك موارد نشر مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة في تحديد كل شيء، بدءًا من تلقي المنتج وسوقيات التخزين إلى إنشاء خطة اتصال على مستوى الشركة وأفضل الطرق لدعم الأجهزة الصوتية للاتصالات الموحدة الجديدة للموظفين.

أسئلة متكررة

لمَ يعتبر في غاية الاهمية نشر أجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية؟

سيساعدك نشر الأجهزة بشكل سلس في ضمان اعتمادها من قبل المستخدم. يبدو الأمر بسيطاً - قم بنشر الأجهزة الصوتية فحسب. في حال كان لديك آلاف الموظفين، ما هي أفضل طريقة لنشر الأجهزة الصوتية الملائمة للموظفين المناسبين؟ ما هي السيناريوهات اللوجيستيّة التي تحتاج مؤسسة تعمل في مجال تكنولوجيا المعلومات إلى أخذها بالاعتبار ومعالجتها؟ ماذا عن الموظفين الذين يعملون عن بعد أو المتعاقدين أو المؤقتين؟ يلزم وضع مقاربة واضحة لنشر الأجهزة الصوتية في المؤسسة بهدف تحقيق النجاح.

التواصل. احرص على الحفاظ على التواصل مع قاعدة المستخدمين. فالجمهور المطّلع يشعر بأنه معني شخصياً وسيكون أكثر انفتاحاً وأقل توتراً حيال التغييرات.
المسائل اللوجيستيّة. خذ بالاعتبار كيفية التخطيط لشحن كل جهاز صوتي وتثبيته، لا سيما مع المستخدمين الذين يعملون عن بعد.
التدريب والدعم. أشرك فرق دعم التكنولوجيا المعلومات واحرص على خضوعها إلى التدريب واستعدادها لتوزيع الأجهزة وتقديم الدعم لها.

يجب التركيز على الفترات الزمنية والتوقعات. أطلع المستخدمين على ما يجري، وتوقيت حصوله، وما هو متوقع منهم. عليك أيضاً إبلاغهم بعملية التدريب والدعم. فالتواصل المنتظم أساسي.

تساهم طرق تواصل متنوعة في تمكين المستخدمين من التعلّم بأفضل طريقة. قم بتصويب أساليب تعلّمهم لمنحهم شعوراً أعمق بالتمكّن والتملّك فيساعدونك في الحرص على أن يكون لكل شخص الفرصة في الاعتياد على النظام والأجهزة. تشمل الآليات المحتملة اجتماعات تضم الأقسام كافة، وبوابات الشركة والرسائل الإلكترونية. جنّد المدراء التنفيذيين في شركتك لمساعدتك في توصيل الرسالة كلما كان هذا ممكناً. عندما يشعر المستخدمون بأن كبار المدراء التنفيذيين يمرّون بالمراحل نفسها ويتلقون الدعم أيضاً، فهذا يعزز الأهداف ويخفف من مقاومة التغيير.

أجرِ تقييماً مع إدارة تكنولوجيا المعلومات لعرض النطاق اللازم تخصيصه لدعم أجهزة الاتصالات الموحدة الصوتية. ولإشراك الموظفين، قم بتمكين قسم تكنولوجيا المعلومات - وخاصة فريق الدعم في مكتب المساعدة وقسم دعم الاتصالات الموحدة - من تجربة أكبر عدد ممكن من أجهزة الصوت المنشورة. بالإضافة إلى التدريب الرسمي، تسرّع عملية التعليم المباشر معرفة أفراد فريق الدعم. زوّدهم بالنصائح والحيل والوسائل وحضّرهم لتلقي مكالمات الدعم الأولى.

من المهم أن يؤخذ بالاعتبار موقع المستخدمين الفعلي، وحجم المساعدة التي يتطلبها الأفراد، وإن كان يوجد مستخدمون يتطلبون عناية خاصة أم لا- مثل المدراء التنفيذيين الكبار. في حال وجود مجموعة كبيرة من المستخدمين في المكتب نفسه، انظر في إمكانية إنشاء محطة مركزية لهم للتسجيل واستلام الأجهزة الصوتية. اجعلهم يخضعون لتمرين تدريبي أولي مباشر أو عبر مشاهدة مقطع فيديو. قد تحتاج من دون شك إلى إرسال أجهزة صوتية عبر البريد إلى موظفين يعملون عن بعد أو يعملون عبر شبكة الإنترنت وتأمين أداة تدريب أو إجراء ندوة عبر الإنترنت.

نوصيك بتوفير  دليل الإعداد السريع  الخاص بجهاز الصوت الصادر والنظام الأساسي للاتصالات الموحدة. يجب أن تقدّم الدلائل توجيهات إرشادية مخصصة حول كيفية تكوين الجهاز الصوتي الجديد وكيفية إجراء المكالمات وتلقّيها. تقرّ Plantronics بأنّ هذه واحدة من أفضل الممارسات لذا ابتكرت مجموعة دلائل إعداد سريع تضمّ عدد من سلاسل منتجات Plantronics للاتصالات الموحّدة. عليك النظر أيضاً في مشروع إدراج بطاقة تحمل أرقام هاتف وعناوين البريد الإلكتروني يمكن للموظفين استخدامها للحصول على المساعدة الفنية.

يعتمد هذا الأمر على راحة الموظفين الفنية وأنواع الأجهزة الصوتية ومنصة الاتصالات الموحّدة. يمكن وصل عدد من سماعات الرأس السلكية وتشغيلها مباشرة، لذا فإن تثبيتها بسيط. غير أن بعض سماعات الراس الأخرى تتطلب برنامجاً خاصاً، يعتمد هذا الأمر على تطبيق الاتصالات الموحّدة المستخدم. تعتبر الأجهزة الصوتية اللاسلكية معنية أكثر بهذا الخصوص ويستغرق تثبيتها وقتًا أطول، وقد تتطلب إجراء تعديلات في الإعدادات، ما يزيد من احتمال طلب مستخدميها لدعم تكنولوجيا المعلومات.

قائمة المراجعة

اختيار طريقة إيصال العملية وشرحها

  • قم بصياغة طرق تواصل وتدريب تساعد طرق التعلّم المختلفة. إن أمكن، قدّم خيارات مثل الندوات عبر الإنترنت، وتنزيلات عبر الشبكة الداخلية، أو مقاطع فيديو، أو اجتماعات شخصية مباشرة، أو لافتات.
  • تحدث مع فريق عمل الدعم وقم بالاستعدادات التالية:
    • حدّد استراتيجية دعم: الخدمة الذاتية، أو الخدمة الكاملة أو مزيج من الاثنين معاً. قد تعتمد استراتيجيتك على أنواع المستخدمين والأجهزة الصوتية.
    • اهتم بجداول فريق الدعم وعبء أعماله أثناء النشر.
    • حدّد استراتيجية التوزيع:
    • قم بتوفير التدريب.
    • أصدر أجهزة صوتية جديدة لفريق الدعم.
  • خذ القرار حول كيفية إدارة عمليات التبديل والترقيات إذا اعتبر المستخدمون بأن الجهاز لا يلائم حاجاتهم.
  • اجعل استراتيجية التسليم تتلاءم مع عدد الأجهزة وأنواع المستخدمين (في المكتب، يعملون بشكل افتراضي، أو متنقلين) وخذ القرار بشأن إحدى طرق التوزيع التالية:
    • استخدام موقع مركزي.
    • إيصال (أو تثبيت) الأجهزة الصوتية إلى مكاتب المستخدمين.
    • شحن الأجهزة الصوتية إلى الموظفين الذين يعملون عن بعد.
  • أطلع المستخدمين على الموارد المتوفرة لمساعدتهم في التثبيت.
  • خذ بالاعتبار تقديم المساعدة في تثبيت نماذج أكثر تعقيداً (كالنماذج اللاسلكية مثلاً) أو لمجموعات مستخدمين محددة (كالمدراء التنفيذيين مثلاً).
  • حضّر فريق الدعم ومكتب المساعدة (في حال كانا قسمين مختلفين) وزوّدهما بالموارد الفنية والبشرية والمعرفة.
  • قم بإجراء عملية تفقد سريعة للتأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح لتلقي المستخدمين المكالمات الأولى على أجهزتهم الصوتية الجديدة.

التنزيلات المرجعية

الاعتماد

لحظة حاسمة

المساعدة. الإنجاز. التحليل.

هل ستكون تجربة المستخدمين الأولى لأجهزة الاتصالات الموحدة الصوتية جيدة؟ تعتمد مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة موارد تساعدك على ضمان "لحظة حاسمة" إيجابية- أي تلك اللحظة التي يدركون فيها بأنهم سيستخدمون جهازهم الجديد ويستمتعون باستخدامه. استخدم هذه الأدوات لمساعدتك على التفكير في أفضل الطرق لتحقيق أعلى نسب اعتماد للأجهزة من قبل المستخدمين، ورفع مستوى رضا المستخدمين، وتحسين عمليات إدراج المنتجات مستقبلياً.

أسئلة متكررة

ماذا تعني عبارة اعتماد المستخدم - ولم يجدر بي أن أهتم لذلك؟

اعتماد المستخدم تعني بأن المستخدمين يتحوّلون من استخدام وسائل الاتصالات الصوتية القديمة إلى الوسائل الجديدة والمحسّنة. والنقطة الأساسية للاعتماد تقضي بجعل تجربة المستخدم الأولى ناجحة. فهذه اللحظة تُكسب الثقة وتشجّع على استخدام الأجهزة الصوتية الجديدة باستمرار. الاعتماد مهم في المصادقة والتأكيد على استثمار الشركة ويحسّن نتائج الأعمال.

اللحظة الحاسمة هي عندما يجري المستخدم مكالمته الأولى. فالمكالمة الأولى الناجحة تؤدي إلى مكالمة أخرى وتبني الزخم. من جهة أخرى، فإن حدوث أي مشكلة خلال المكالمة الأولى قد تثبط عزيمة المستخدم فلا يكون لديه حافزاً لاستخدام جهازه الجديد. شجّع المستخدمين على إجراء مكالمة تجريبية مع مكتب المساعدة أو فريق الدعم. إذا تمت هذه التجربة بسلاسة، فمن المرجّح أن يستمر المستخدم باستخدام الجهاز. في حال حدوث أي مشكلة، سيكون فريق تكنولوجيا المعلومات حاضراً لتأمين المساعدة في اكتشاف الأخطاء وتصحيحها على الفور.

لمساعدة الأمور لتسير بشكل جيد، ننصحك بتأمين قائمة بموارد المساعدة الذاتية والمساعدة لدى الطلب والموارد عبر الإنترنت كدلائل بسيطة لاستكشاف الأخطاء وتصحيحها والتدريب على استخدام المنتج. تدرك Plantronics هذا الأمر كأفضل ممارسة وقد طورت تدريبًا عبر الإنترنت  لإعداد أجهزة الصوت  بالإضافة إلى دليل  لإعداد جهاز الصوت باستخدام هاتف إلكتروني محدد.

تأمين آلية لتقديم الملاحظات للحصول على تعليقات المستخدمين ومعرفة المشاكل عندما تطرأ. لا شك في أن هذه الطريقة تتطلب إجراءً معيناً من المستخدم. أما الممارسة الفضلى البديلة فهي زيارة المكتب باستمرار والإصغاء إلى الموظفين وهم يستخدمون أجهزتهم الصوتية وإشراك عدد منهم مباشرة لتقديم الملاحظات والتعليقات. أخيراً، ابق على تواصل مع مستخدميك المتفوقين ومدرائك التنفيذيين. غالباً ما يكون هؤلاء أول العارفين بما يجري في المكتب.

تسليط الضوء على نجاحات المستخدمين وتعزيزها. عندما يستخدم أحدهم جهازاً صوتياً بنجاح، سيتشجّع زملاؤه لتجربته بأنفسهم. تصوير مقطع فيديو داخلي ممتع عن الشركة يظهر كيف تجعل الأجهزة الصوتية التعاون بسيطاً وتحسّن الإنتاجية. نظراً إلى أن التردد في الاعتماد غالباً ما يستند إلى الخوف من المجهول، قم بدعوة مجموعة من المعتمدين السريعين والبطيئين إلى مجموعة تركيز واجعلهم يناقشون تجاربهم باستخدام الأجهزة الصوتية. وأخيراً، اطلب من الجهات الراعية التنفيذية العمل مع قسم الاتصالات في الشركة لمشاركة قصصهم.

قد يساعدك إجراء مسح لمجتمع المستخدمين بعد النشر مباشرةً على قياس مستوى الرضا والنجاح. يمكن أن يكون هذا المسح كمي أو نوعي. بعض عينات الأسئلة:

  • هل أنت راض عن جهازك الصوتي؟
  • هل يعمل بشكل صحيح؟
  • هل أجريت المكالمة الأولى، وهل كانت ناجحة؟
  • هل تحصل على الدعم الذي تحتاجه؟

قم بالإشارة إلى المقاييس المتفق عليها والتي تم وضعها خلال مرحلة التخطيط وشارك نجاحاتك الأولى. هل تقلص عدد دقائق المؤتمرات عبر الهاتف؟ هل انخفض عدد الرسائل الإلكترونية؟ ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟ لمنصات الاتصالات الموحّدة آليات لقياس نشاط المستخدم يمكن استخدامها في إعداد التقارير. يتم تقييم منصة اتصالات موحّدة - وأجهزتها الصوتية- بحسب قيمتها بالنسبة إلى الأعمال. إن التشجيع على الاستخدام وتعقّبه مع المواقف التي تظهر حيال منصة الاتصالات الموحدة الجديدة، كلها أمور تشكل الخطوات الأولى للحصول على نتائج عمل إيجابية.

عندما تكون نشطاً وتقدّم تقديراً مستمراً للتطورات الجديدة وتغيّر متطلبات المستخدمين، يمكنك عندئذٍ رؤية توجهات جديدة قبل ظهورها بشكل تام. تسمح لك هذه المقاربة بتعليم المستخدمين أكثر والتشجيع على اعتماد السلوك الصحيح مع إنشاء حوار يكشف بأن المستخدمين أنفسهم يستفيدون من منصة الاتصالات الموحّدة.

تتحرك التكنولوجيا بسرعة، لذا من الحيوي وضع سياسة وإجراء ترقية قبل أن يتم طلبهما. بعد وضعهما، قم بتوفير أداة سهلة تتضمن شرحاً ذاتياً، وتكون مثالية إن كانت تستند إلى الويب، تسمح بوصول فوري إلى لائحة أجهزة الاتصالات الموحّدة الصوتية المتوافق عليها والمعتمدة من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات. يمكنك اعتماد حل إدارة ذاتية أو العمل مع مصنّع جهاز الاتصالات الموحدة الصوتي. بفضل هذه الأداة، سيرى الموظفون الخيارات المتوفرة أمامهم ويحللون المقارنات ليتمكّنوا من اتخاذ قرارات مطّلعة.

قائمة المراجعة

التأكد من الاستخدام

  • إجراء مقابلة مع المستخدمين الجدد.
  • وضع خطوط اتصال لتقديم الملاحظات.
  • تسجيل مستوى الاستخدام الحاصل وجودته.
  • معالجة قلق المستخدم.
  • استخدام نقاط أساسية في المقارنات لمساعدتك على فهم التقدّم.
  • راقب المقاييس التي يسجّلها نظام الاتصالات الموحّدة.
  • قم بإجراء مسح للمستخديمن وسجّل ردود فعلهم الأولى تجاه المكالمة الأولى.
  • انشر قصص النجاح وروّج لها من خلال نشرات داخلية، ومدونات، وعبر وسائل التواصل الاجتماعي، وقم بإظهار مستخدمين يعتمدون يومياً على أجهزة الاتصالات الموحدة الصوتية.
  • اعمل مع قسم الاتصالات في الشركة على بعث رسائل متناسقة ومستمرة على المدى الطويل. عزز الفكرة التي تفيد بأن منصة الاتصالات الموحّدة هي عبارة عن برنامج طويل الأمد ولن تتفوق عليه مبادرة الشركة التالية. اطلب من الراعي التنفيذي مشاركة نجاحاته الشخصية.
  • أجر دراسة متابعة لإنجاز هذه الأهداف:
    • قياس رضا المستخدمين.
    • اتخاذ القرار حول ما إذا كانت التغييرات الأساسية (كبيئة العمل أو أسلوب العمل) أنتجت تحديات تستلزم استخدام جهاز صوتي جديد أو مختلف.
    • تجاوب مع المقاربة التي تأخذ بالاعتبار بشكل نشط مشاكل المستخدمين بالطرق التالية:
      • عالج المسائل المقلقة ووفّر الحلول البديلة لدى الحاجة.
      • أشرك المعتمدين البطيئين من خلال تفهّم ترددهم وعرض خصائص بسيطة عليهم.
  • قم بتحديث المعلومات الفنية ووثّق الدروس التي تم تلقيها. احرص على اختبار وإيصال التغييرات التي تحدثها في منصة الاتصالات الموحّدة - بما فيها الخصائص الجديدة أو إعدادات مختلفة- بشكل مناسب.
  • أنشئ موقعاً فعلياً يمكن للموظفين أن يتفقدوا فيه جهازهم سريعاً ويستبدلوا البطاريات ويقوموا بضبط الإعدادات ويحصلوا فيه على حشوات للأذنين ويلقوا إجابات على أسئلتهم.
  • أبقِ لائحة أجهزة الاتصالات الموحدة الصوتية حديثة طوال الوقت.
  • كن ناشطاً لدى اختبار أجهزة جديدة. قم باختبار الأجهزة سريعاً وأضفها إلى اللائحة المتوافق عليها كي لا تتداخل الأجهزة التي لم يتم اختبارها بعد في بيئة الأجهزة المدعومة.
  • أنشئ عملية ترقية يسهل فهمها.
  • قدم الدعم للقطع البديلة:
    • طوّر عملية ضمان وكفالة واجعل عملية تقديم الشكاوى والمطالبات سهلة الفهم.
    • قم بتوفير أدوات تمكّن المستخدمين من تحديد جهاز اتصالات موحّدة صوتي جديد.

التنزيلات المرجعية

ساعدتني مجموعة أدوات الاتصالات الموحدة في تحديد العناصر الأساسية في إطلاق سماعة الرأس التي كنت بحاجة إلى أخذها في الاعتبار.

مدير قسم تكنولوجيا المعلومات في منظمة غير ربحية